به دلیل آن که سند ملکی یک سند رسمی است بنابراین باطل کردن آن باید مانند دیگر اسناد رسمی با حکم قطعی دادگاه و مراجع صالح قضایی صورت گیرد.

اشخاص ذینفع می‌توانند در خصوص اسناد رسمی مانند سند مالکیت، سند رسمی اجاره و … در صورت وجود دلایل قانونی مبنی بر بی اعتباری آن ها، در دادگاهی که صلاحیت رسیدگی به موضوع را دارد، درخواست ابطال سند را ارائه کنند و دادگاه موظف است که به موضوع رسیدگی کند. به گزارش مجله دلتا سازمان ثبت اسناد و املاک، برای املاکی که به طور رسمی و قانونی ثبت می‌شوند سند رسمی تنظیم و صادر می‌کند. بنابراین سند رسمی ملک دارای اعتبار قانونی است. اما گاهی ممکن است به درخواست صاحب سند یا به دلیل انتقال مالکیت و یا با حکم دادگاه سند رسمی ملک باطل شود.

نحوه باطل کردن سند رسمی ملک

به دلیل آن که سند ملکی یک سند رسمی است بنابراین باطل کردن آن باید مانند دیگر اسناد رسمی با حکم قطعی دادگاه و مراجع صالح قضایی صورت گیرد. در این موارد درخواست متقاضیان مبنی بر ابطال اسناد رسمی پس از ثبت و رسیدگی در دادگاه برای اقدام به دفتر ثبت اسناد و املاک ارجاع داده می‌شود. این مدارک پس از بررسی، همراه سایر ضمائم به قسمت بایگانی ارسال می‎شوند تا پرونده ثبتی به آن پیوست شود. در قسمت بایگانی، پرونده ابطال سند رسمی تشکیل می‎شود تا مورد بررسی قرار گیرد. پس از اطمینان از نبود نقص و ایراد در پرونده، با ادامه مراحل ابطال ، پیش نویس سند رسمی تهیه می‎شود. در این پیش نویس، شماره نامه یا حکم یا سند انتقال نیز درج و سپس پیش نویس سند مالکیت رسمی جدید به متقاضی داده می‎شود.

شرایط ابطال سند رسمی ملک

شخص برای باطل کردن سند رسمی ملک هنگام ثبت دادخواست به دادگاه باید مواردی را رعایت کند. در واقع متقاضی باید در درخواست خود کلیه مشخصات کامل سند اعم از سند مالکیت یا غیره را به طور دقیق ذکر کند. این مشخصات شامل؛ اطلاعات شخصی مالک قبلی و مالک جدید، مشخصات ملک، شماره پرونده ثبتی، نحوه باطل شدن سند مالکیت اولیه و شماره و تاریخ است. اگر سند رسمی قبلاً نیز باطل شده، باید به پرونده ثبتی پیوست شود. درخواست متقاضی نیز پس از انجام تشریفات، باید به دفاتر اسناد رسمی ارسال گردد تا سند رسمی اولیه باطل شود. هزینه صدور دفترچه سند رسمی را که دادگاه  تعیین کرده است، باید متقاضی پرداخت کند. یکی از مراحل اصلی ابطال سند رسمی احراز هویت متقاضی است. در این مرحله علاوه بر اینکه متقاضی باید کپی برابر اصل تمام مدارک شناسایی را به دادگاه ارائه دهد، بررسی و تطبیق آن ها با مشخصات متقاضی نیز باید توسط کارشناس انجام ‎شود. پس از طی این مراحل، پرونده ابطال سند رسمی در دادگاه بایگانی و رسید آن را به متقاضی ارائه می‎شود.

نکات حقوقی مهم در خصوص اسناد :

• سند رسمی سندی است که نزد مراجع دولتی و یا مراجعی که قانونگذار برای تنظیم برخی اسناد در نظر گرفته مثل دفاتر اسناد رسمی یا دفاتر ازدواج یا دفاتر طلاق تنظیم می‌شود.
• بسیاری از اسناد در قالب یک قرارداد تنظیم می‌شوند ولی همیشه این چنین نیست مثلا سند اقرارنامه رسمی بوده اما قرارداد نیست.
• دادگاه صالح برای طرح دعوای ابطال سند، دادگاه محل تنظیم سند است.
• دعوای ابطال سند، دعوای غیر مالی است.
• نتیجه ابطال سند و گاهی به طبع آن ابطال معامله این می‌شود که همه چیز و همه اجزای رابطه به زمان قبل از تنظیم سند باز می‌گردد.