خریدار و فروشنده هنگام تنظیم قرارداد اموال غیر منقول مانند خانه و آپارتمان، معمولا در یکی از بندهای قولنامه یا مبایعه نامه، مکان و زمانی را برای حضور طرف های قرارداد در دفترخانه اسناد رسمی جهت انتقال رسمی ملک مورد معامله، تعیین می‌کنند.

اگر خریدار و فروشنده موعد خاصی را برای حضور در دفترخانه برای تنظیم سند رسمی تعیین کرده باشند، در واقع این تاریخ، شروع تعهد طرف مقابل است؛ به‌ همین خاطر باید اثبات شود و بهترین حالت برای اثبات حضور طرف ها در دفترخانه، تقاضای صدور گواهی از دفترخانه است. در مجله دلتا به بخشی از مهمترین پرسش ها درباره گواهی عدم حضور در دفترخانه می‌پردازیم.

گواهی عدم حضور در دفترخانه چیست؟

خریدار و فروشنده هنگام تنظیم قرارداد اموال غیر منقول مانند خانه و آپارتمان، معمولا در یکی از بندهای قولنامه یا مبایعه نامه، مکان و زمانی را برای حضور طرف های قرارداد در دفترخانه اسناد رسمی جهت انتقال رسمی ملک مورد معامله، تعیین می‌کنند. در قولنامه های عادی و پرینتی که دارای کد رهگیری هستند معمولا در ماده ۴ آن به موضوع تعهد خریدار و فروشنده مبنی بر حضور در دفترخانه اشاره می‌شود. و همچنین شماره دفترخانه و نشانی آن ذکر می‌شود. بنابراین در هر دو قولنامه ای که تنظیم می‌شود اعم از اینکه طرف های قرارداد خود آن را تنظیم کنند و در واقع به طور دستی باشد و یا پرینتی و دارای کد رهگیری از سامانه ثبت معاملات املاک کشور، در هر دو حالت خریدار و فروشنده باید در زمان تعیین شده در قولنامه در دفترخانه اسناد رسمی مقرر در آن حاضر شده و نسبت به تصفیه حساب نهایی از جهت پرداخت الباقی مبلغ معامله و انتقال سند رسمی ملک اقدام کنند. بنابراین در صورتی که خریدار یا فروشنده در زمان تعیین شده در قولنامه در محل دفترخانه اسناد رسمی جهت نقل و انتقال سند و پرداخت الباقی وجه یا ثمن معامله حاضر نشود، در این حالت سردفتر اسناد رسمی به درخواست خریدار یا فروشنده که در دفترخانه حاضر است، برگه ای تحت عنوان گواهی عدم حضور صادر می‌کند که در آن ضمن اشاره به مشخصات طرف ها و زمان تعیین شده برای تنظیم سند، گواهی می‌کند که مثلا فروشنده در زمانی که تعیین شده در محل دفترخانه حضور یافته ولی تا پایان ساعت اداری خریدار حاضر نشد و این گواهی حسب مفاد قولنامه میان طرف های قرارداد و به درخواست فروشنده صادر شده است .

اعتبار گواهی عدم حضور

صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه، فقط در مواردی که یکی از طرف ها در دفترخانه حاضر نباشد صادر نمی‌شود بلکه حتی اگر خریدار و فروشنده یا یکی از آن ها در محل دفترخانه حضور داشته باشد اما باقیمانده مبلغ مورد معامله یا اسناد و مدارک ملک را آماده یا ارائه نکند، همین شرایط به منزله عدم حضور است. به همین منظور در اکثر قراردادهای پرینتی یا دارای کد رهگیری چنین عبارتی ذکر می‌شود که عدم ارائه مستندات و مدارک لازم جهت تنظیم سند از طرف فروشنده و عدم پرداخت ثمن (مبلغ) توسط خریدار در حکم عدم حضور است و سردفتر در موارد مذکور مجاز به صدور گواهی عدم حضور می‌باشد. همچنین ارائه چک شخصی بابت مابقی ثمن معامله پذیرفته نیست و در این صورت سردفتر به درخواست فروشنده مباردت به صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه می‌کند. و در خصوص فروشنده نیز حضور فیزیکی داشته باشد اما شرایط انتقال سند رسمی ملک را آماده نکرده باشد به درخواست خریدار گواهی عدم حضور در دفترخانه صادر خواهد شد. به عنوان مثال اگر ملک در رهن بانک باشد و فروشنده در قولنامه متعهد به فک رهن شده است باید نسبت به رفع موانع قانونی برای انتقال سند ملک اقدامات لازم انجام شود در غیر این صورت باید از عهده خسارت قراردادی یا روزانه مندرج در قولنامه برآید.

نحوه تنظیم متن گواهی عدم حضور در دفترخانه

هنگام تنظیم متن گواهی عدم حضور در دفترخانه لازم است که به چند نکته توجه شود زیرا صدور این گواهی به این دلیل است که در زمان طرح دعوا در دادگاه با ایرادات قانونی از سوی قاضی دادگاه یا وکیل طرف مقابل مواجه نشوند. مواردی که لازم است در متن گواهی فوق ذکر شوند عبارتند از :

• تاریخ حضور خریدار یا فروشنده قولنامه
• شماره و تاریخ قولنامه
• شماره و مشخصات دفترخانه
• ذکر چگونگی ارائه الباقی ثمن معامله مثلا به صورت نقد یا چک

 در مورد اخیر باید ضمن دریافت کپی از چک، باید مشخصات چک در متن گواهی عدم حضور ذکر شود. بنابراین اگر به مشخصات چک در متن گواهی عدم حضور اشاره نشود یا یک نسخه کپی از آن تهیه نشود افراد با ایراد قانونی مواجه خواهند شد.

زمان و مدارک لازم برای صدور گواهی عدم حضور

برای دریافت گواهی عدم حضور فقط باید در تاریخ تعیین شده در قولنامه با مبایعه نامه به دفترخانه مورد نظر مراجعه کرد. بنابراین اگر خریدار یا فروشنده در تاریخی دیگری به دفترخانه مراجعه کنند این امر منجر به صدور گواهی عدم حضور از جانب دفتردار نخواهد شد. پس از اینکه طرف های قرارداد، تاریخ حضور در دفترخانه را رعایت کردند برای زمان حضور خود در محضر باید مدارک و مستندات لازم را تهیه کنند تا اقدامات مربوط به انتقال رسمی سند ملک از سوی سردفتر انجام شود. به این ترتیب که فروشنده باید با همراه داشتن بنچاق، سند دفترچه ای یا سند تک برگ ملک در دفتر خانه حاضر شود  و خریدار نیز مکلف است مابقی مبلغ معامله را به صورت وجه نقد آماده کند.

نمونه گواهی عدم حضور

نظر به اینکه با توجه به مدارک ابرازی از طرف ….. مقرر بوده است که سند  …. حاکی از (انتقال قطعی اجاره، صلح) ملک پلاک …. واقع در  …. با شرایط مذکور در آن مدارک در تاریخ …. در این دفترخانه به ثبت برسد از آنجا که سند مذکور به علت …. (علت باید به صورت کامل نوشته شود) تا آخر وقت اداری روز …. ثبت نشده است. به تقاضا آقای/ خانم …. و بر اساس دستور شماره … این گواهی از طرف اینجناب …… سردفتر / کفیل دفتر  تنظیم و به نام برده تسلیم گردید.

مطالب بیشتر در مجله حقوقی دلتا ...